За требование печати чиновникам грозят штрафами

Обязательное использование печатей в бизнесе окончательно отменили со вступлением в силу 19 июля 2017 года Закона Украины № 1982-VIII «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами – предпринимателями» (далее – Закон).

После вступления в силу Закона документы юридических лиц и физических лиц – предпринимателей, в том числе договоры, считаются действующими при условии подписания таких документов уполномоченным на это лицом и не требуют дополнительного нотариального удостоверения.

Более того, требование должностного лица предоставить документ с печатью, отказ в приеме документа из-за отсутствия последней или побуждение к нотариальному удостоверению документа, не предусмотренному законом, наказывается штрафом от 850 до 1700 гривен.

Предшествовал этому трехлетний переходной период от обязательного до добровольного использования печатей, который в итоге привел к путанице и недоразумениям.

Много предприятий, оптимизируя внутренний документооборот, добровольно отказались от использования печатей. Люди по привычке хотели видеть на документе штамп, который всегда свидетельствовал о его действительности, а чиновничий аппарат часто использовал отсутствие печати в качестве повода для отказа в приеме заявлений, обращений, жалоб и т. п.

Не скрепленная печатью сделка до сих пор вызывает беспокойство у значительного количества населения и представителей бизнеса.

Печать много лет была не только реквизитом документа, но и своеобразным элементом его защиты от подделки

Желая подделать документ, мошенники не пренебрегали и изготовлением соответствующего штампа, однако это значительно усложняло процесс фальсификации. До недавнего времени любой документ, выдававшийся субъектами частного права, скреплялся печатью соответствующего юридического лица или физического лица – предпринимателя. Для большинства документов и договоров печать была одним из обязательных реквизитов, отсутствие которого означало недействительность такого документа.

Экс-руководители компаний будут представлять угрозу?

Теперь, когда для действительности документа достаточно только подписи уполномоченного лица, возникает резонный вопрос: как противодействовать мошенничеству и подделке документов? Ведь в свете отмены печатей появляется ряд новых возможностей для рейдерства, мошеннических действий и злоупотреблений со стороны работников и третьих лиц.

В частности, любое лицо, которому известна подпись руководителя предприятия, сможет поставить его «автограф» на документ, и этот документ согласно новому Закону будет действующим. Конечно, проверку полномочий по выпискам, личным и учредительным документам никто не отменял, однако при определенных обстоятельствах этот вариант сработает: в случае если документы направляются по почте или если злоумышленник тем же способом выпишет на свое имя доверенность от имени руководителя.

Руководитель предприятия, которого уволили, используя старые выписки с указанием его в качестве руководителя, может нанести немало убытков предприятию, скрывая от контрагентов отсутствие полномочий.

Для перерегистрации предприятия на новых собственников и смены руководителя достаточно только подделать подписи на протоколе общего собрания, приказе на назначение нового директора, доверенности и регистрационной карточке. Дальше подать документы на регистрацию государственному регистратору, и вуаля – новые собственники и новый директор.

В подписанном сторонами договоре со временем также могут быть заменены страницы с удалением или добавлением нужной информации.

Нотариальные удостоверения и специальные штрих-коды

Рассмотрим некоторые методы защиты документов от подделки, использования в мошеннических целях и признания их недействительными:

1. Наиболее надежным вариантом защиты является нотариальное удостоверение. Нотариус удостоверяет не саму подпись уполномоченного лица на документе, а факт того, что эта подпись была поставлена им собственноручно, с наличием соответствующих на это полномочий, без принуждения и с осознанием дальнейших последствий такой сделки.

Нотариальный документ удостоверяется печатью и подписью нотариуса и регистрируется в журнале нотариальных действий с присвоением документу порядкового номера. Признать такой документ недействительным или подделать в разы сложнее.

2. При подписании документа требовать от подписанта поставить не только подпись, но и собственноручно написать фамилию и инициалы. В случае судебных споров по поводу непринадлежности подписи уполномоченному лицу это позволит почерковедческой экспертизе установить факт совершения подписи именно данным лицом даже в случае сознательной попытки изменить почерк.

3. Использование фирменных бланков или специальной бумаги с голограммами, водными знаками, оттисками, специальными штрих-кодами и т. п.

4. Элементарными мерами защиты документов, которыми часто пренебрегают, являются нумерование листов, прошивание документа с указанием прописью количества прошитых страниц, подписание уполномоченными лицами каждого листа документа.

ВЫВОД: Стремительное техническое развитие и инновации не стоят на месте. Поэтому такие методы не могут 100 % гарантировать исключение фальсификации документов в будущем. Однако возможно минимизировать риски признания документов недействительными, рейдерских захватов предприятий и мошеннических манипуляций.